3週間一人かんばんをやってみました
3週間やってみた自分のタスク管理方法をダンプしておきます。
きっかけ
自分のチームのタスク管理を付箋を使った「かんばん」方式でやりたいと思ってましたが、どんな感じで運用すればいいのかイメージできなかったのでまずは自分のタスクを管理してみようしました。あと鳥頭と呼ばれるほどタスクがポロポロ落ちる+どの仕事にも手を出すタイプなので、「タスク漏れ防止」「やりかけ防止」のためにやってます。
道具
- ノートタイプのホワイトボード 【NUboard (ヌーボード)】
ノートでやった事はありませんが、紙がボロボロになりそうなのとカッコいい(重要)なのでNUboardを利用してます。 - 正方形のポストイット 強粘着
予定作業量がある程度ある作業を管理するのにつかいます。 - 普通のポストイット 強粘着
期間が予定されていない小さな作業を管理するのに使います。 - フリクション(消せる)ボールペン
書き損じが多いのでフリクションボールペンを利用してます。 - ノート
普通のノートです。
準備
NUbordの1ページを以下4つのエリアに区切ります(後日写真をアップする)。
- Todo
- Doing
- Done
- Pendding
今やっている事が多いのはおかしいのでDoingは正方形のポストイットと、普通のポストイットが1枚ずつ貼れる程度にしておきます。あと、TodoとPenddingは大きめに。Doneは小さめにします。
タスク管理の流れ
・作業発生時
- スケジュールを見て今日と明日の作業を正方形のポストイットに書きだして、Todoに貼る
正方形に書きだすのは、「タスク」と呼んでます。スケジュールに書いてあるはずの予定作業量も一緒に書いておきます。 - スケジュールに載ってない小さなタスクを普通のポストイットに書きだして、Todoに貼る
普通のに書きだすのは、「TODO」と呼んでます。締め切りがある場合は一緒に書いておきます。
・作業進行開始時
- タスク開始時は、開始時刻を書いておきます。んで、doingに張り替えます。
Doingにタスクがない事を確認しておきます。 - TODO開始時は、Doingに張り替えるだけです。 同じく、DoingにTODOがない事を確認しておきます。3週間やってみるとTODOがDoingによく溜まるので、最近はなんで終わらないのか?を自問自答してます。そうすると「面倒だから。。」という理由で終わらせていない事が多い事が発覚しております。。
・作業完了時
- タスク完了時は、終了時刻を書いてDoneに張り替えます。
- Todo完了時は、そのままDoneに張り替えます。
・作業が何かで保留になった時
Penddingに保留になった理由を書いておきます。
一日のサイクル
- 出社して昨日のDoneをノートに張り替えます。
作業実績の確認とプロジェクトの管理資料への実績記入も一緒にやります。あと「昨日はこれだけやれたから今日も!」「昨日はこんだけだったらもう少しがんばろ!」という気合を入れます。ノートに張り替える時は付箋は重ねずに貼っていきます。いつ何をやったかという振り返りの目的はなくてだた、Doneの付箋がノートに一杯貼ってあるのが楽しいのでやってます。 - NUBoardを出してTodoを確認します。スケジュールと突き合わせてDoingを決めます。
朝会の後で優先順位が変わる事もあるので、そこは臨機応変にやります。 - Penddingを確認して課題、懸案がなくなっていないか朝会で確認します。
- 仕事します。
- 帰宅前にDoneを見てニヤニヤするか、反省をします。
- Nuboardをしまいます。
3週間やってみての感想
物忘れが激しいのと、面倒くさがり屋という事がよくわかりました。あと何をやればよいか、やるべき事をNUBoardにダンプしておくので「次にあれやって、その次に。。」という事を考える必要がなくなり、タスク漏れの不安から開放されてます。なので脳内メモリ空間を有効活用できているはず。
次は、チームにかんばんとして適用したいのですが、自分が快感に感じている「ノートにDoneを張り替える」というのをチームだとどのようにやるのがいいかなーと考えています。タスクを管理するホワイトボードとは別にDoneを蓄積するホワイトボードを用意するのがよさそうとは思ってますがメンバー間で見た時に完了済みの数で比較されるとモチーベーション下がったりするかも。チームで運用する事があったらまたまとめてみます。